「医療×IT」で社会課題の解決を目指すメドピアグループは、4～7月にかけ本社のある銀座松竹スクエアのオフィスを増床し、別拠点に点在していたグループ会社を1つの拠点に集結しました！
本日は、その増床・移転プロジェクトをリーダーとして主導したコーポレートデザイン部・部長の中山 友洋さんに、そこに至るまでの経緯、新しいオフィスの紹介を行っていただきました。

組織成長のためのオペレーションエクセレンス達成をサポート

中山さん自身は、これまでどのようにキャリアを歩まれて、現在はどのようなミッションを負われているのでしょうか？

私はもともと営業からキャリアをスタートして、人事総務、経理財務や経営管理など幅広くコーポレート機能を担う部門でキャリアを形成してきました。
現在は組織成長に欠かせない課題を洗い出し協力しながら解決策を図っていく、個人や組織が成長するのを後押しする業務やプロジェクトに従事しています。

チームとしては、どのようなことに取り組んでおられるのですか？

コーポレートデザイン部は管理部門の内部に位置しており、組織の成長プロセスに伴う課題に着目し、その課題を洗い出し自ら課題解決をする、もしくはサポートすることをミッションに業務を行っています。

今回の増床･移転プロジェクト関連でいうと、コーポレート機能のうち、総務部門に位置するような全般的な管理業務や庶務業務を行いつつ、グループ全体的な協働性や協調性を価値として生み出すこと、具体的には主にビジネスに必要な就業場所や就業に必要なモノを設置/配置し、業務遂行のサポートなどを行っています。

またイベントなどによる社内活性化や偶発的な人的交流を生じさせる社内コミュニケーション施策、オンライン情報配信として必要なサポートを提供する業務などもあります。

「グループシナジーの創出」のため、増床/移転プロジェクトを実行

今回の増床･移転プロジェクトはどのようなものだったのでしょうか？

今回、プロジェクトリーダーとして自社のオフィス増床/グループ会社移転プロジェクトに関わることになりました。

部内でも今年のテーマは「Connective」と掲げていましたが、このプロジェクト自体はメドピアグループ全体が連結できている状態とともに、グループの社員一人ひとりがメドピアグループと繋がっていると感じられる状態まで高めていくこと、その象徴として現在就業環境のある銀座エリアに集結することを目指していました。

今回のプロジェクトをスタートしたのはどのような背景があったのですか？

始まりは約1年半前に、現在のオフィスビル･銀座松竹スクエアに空きがでたという情報からでした。
これまでリスク課題として認識し達成したい目標であった「グループシナジーの創出」のきっかけとなればと、社内に情報共有したことで、メドピア内部ではグループ拠点を銀座エリアに集結する可能性を見出す方向性で調整を図ってきました。

「グループシナジーの創出」が目標にあったということですが、それまではどのような状況だったのでしょうか？

それまでのメドピアグループでは、毎週経営陣を中心に各グループ会社と会議を行う機会はあったものの、あくまでも関係する経営層と一部の部署が中心であり、触れ合う機会としては限定的で、知識やアイデア、偶発的な情報の共有や交流を含めた指数関数的な広がりはありませんでした。
グループ会社間で物理的にも心理的にも距離が存在しており、社員一人ひとりにとってはグループ内の「仲間である実感」は薄かったと言えます。

さらに、今後のメドピアグループとして「選択と集中」を行い「シナジーを高める」戦略においても、このグループ会社間の垣根を取り払う必要があり、距離を縮めていくことは必要不可欠でした。またコスト面でも資産を共有して効率化することに期待がかかっている状況でした。

具体的にはどのようなことの実現を目指していったのでしょうか？

オフィス戦略としてメドピアグループとしての一体感を醸成することは先ほどお伝えしたとおりですが、そうすることで以下のような点の実現を目指しました。

• グループ各社において蓄積された知識やスキル、アイデアなどを集合知として共有する機会を増やし、個々の成長を後押しすること

• 自然発生的な人的交流の頻度を高め、ビジネスチャンスを生むこと

• 距離を縮め、リアルに対面する機会を多く設けることで、細かい話の意思疎通や意思決定を迅速化すること

• 会議室や集中ブースなど、資産を共有することでの効率化を高めること　など

もちろんTPOに応じてオンラインでの交流も活発である前提ですが、よくあるオンライン会議だけのコミュニケーションでは相手の雰囲気などはわかりづらく、リアルに会った時に初めて「より身近に」感じる体験は、オンラインの会議とリアルの会議の両方を体験された方は誰でも気が付くことだと思います。

それと同様、グループ社員一人ひとりがリアルな空間を共にすることで身近な仲間であることを実感しつつ、事業をドライブすること、同時に定量面では中長期的にはビジネスの伸長による売上拡大や、効率化による利益を確保していくことを目標としていました。

いよいよ、新オフィス紹介！

コンセプトは、グループシナジーを実現すべく「融合していける職場環境」。
ただし各社の専有エリアを設け、セキュリティ面の確保はしつつも、グループ全体で共有できるエリアも設け、半分ほどが共有できるスペースになっているのが特徴です。

コンセプトデザインとしては、これまで同様「My home Town（ホームにいるように安心感があり居心地が良く、かつ街のように広く自由に行きかうことのできるような場）」としています。

共有エリアは大きく2つに分かれていて、コミュニケーションスペース（通称コムスぺ）とカンファレンスエリアである会議室などに分かれます。
コミュニケーションスペースは大きなイベントや会社/事業部単位での100名規模の会議にも利用できるつくりになっており、社内や比較的大人数の外部イベントなどでも使われています。

またカンファレンスエリアの会議室は22部屋、テレカンブースはオフィス内で計10台ほど設置しており、1人の会議から40名規模までオンライン/オフラインmtgに耐えられる作りです。
使用する社員が多様ですし、会社が異なるため一定のセキュリティを確保しつつも、効率的に無駄なく利用ができるように、チェックインや自動リリース機能のある会議室予約管理システムも導入しました。

イベントが無い通常時は、ABW(※)としてソロワークからコラボレーションできるような作りにしています。ステージの奥は集中スペースになっており、短期集中で作業に没頭することもできます。

また、五感に響くオフィスづくりという点も意識しました。感覚でもリアルで来ることに対して、「行きたくなる」は難しくとも「行くと集中ができる」「違和感がない」空間演出ができればと思っています。

具体的にお伝えすると、「視覚」としては、Credoを敢えて皆さんが通る通路側に配置したり、Medical Illustration Galleryや人体模型などを配置したスペースなど、いたるところに「メドピアらしさ」が伝わる仕掛けを設けています。「聴覚」として集中できるオフィスミュージックを小さく流していたり、「嗅覚」としては、実はエントランスにかすかなアロマの香りを漂わせています。「味覚」としては、これまでのオフィス以上に、“ちょっと小腹を満たしたい”と思ったときに利用できるステーションや自動販売機を充実させました。

プロジェクトを通し、われわれ“らしさ”を体現

今回のプロジェクトを振り返って、現在何を感じておられますか？

移転スケジュール自体は、途中で計画変更や、コスト面での調整で苦労した部分もありますが、全体では、プロジェクトの目的に対して真摯に受け止めて前向きに“われわれ”意識で取り組んだことで、難しいスケジュールを何とかこなし、概ねスケジュール通りにプロジェクトを終えることができました。

グループ全体で定期的にミーティングを実施し、各社の専用区画だけでなく、共有エリアの仕様を話し合い、グループ全体でこうしよう、ああしようと仕様を決めていきました。その様子はまさに、メドピアグループのVisionにある「集合知」を体現していたと思います。

グループ各社の皆さんは通常業務があるなかでプロジェクトも担当していただき、大変ご苦労をされたと思っています。最終的には一致団結、メドピアグループ全体で協力して完成できた、本当に素晴らしいプロジェクトだったと思います。

実際には、移転後にはどのような成果が感じられますか？

特に移転で来られた各社からは、「きれいなオフィスだ」とか、「今までにない音楽がある空間や集中できるスペースが増えた」など、嬉しい言葉をいただくことも多いです。
実務面ではいままで外部で借りるしかなかったスペースをオフィス内で完結することができ、移動の時間が省けた、すぐにグループ会社の方とちょっとしたことでも聞けるきっかけになったなど、すでに効果がでている実感もあります。

最後にこのプロジェクトを総括したメッセージをお願いします。

改めて本プロジェクトメンバーや関係会社の皆さま、プロジェクトに携わっていただきました外部サポート会社の皆さまには感謝しかなく、その協力があったことで成し得た成果だと思います。この場を借りて御礼申し上げます。
またここまでスムーズに移転が成しえたのも、プロジェクトメンバー以外の社員の方々が、非常に協力的に対応してくださったからだと感じています。改めて感謝を伝えるとともに、このプロジェクトによりオフィスの機能がグレードアップしたからぜひ使ってね！と伝えたいです。

プロジェクトとしては一旦の完成ではありますが、まだ事業をドライブするためのスタート地点に立ったところです。
メドピアグループと社員が結ばれていき、これからさらにグループ理念の元に社員と社員が結ばれてシナジーを起こしていくフェーズが待っています。
コーポレートデザイン部としても、就業環境だけにとどまらず、ビジネスチャンスを生むためのプロセスをサポートする付加価値を、これからもどんどん生み出していきたいと思います。

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